Auteur: Karl D’haveloose
Le véritable sens du kaizen consiste à 'laisser les autres résoudre les problèmes mieux que soi-même, de manière ciblée et continue, en vue d'une amélioration constante.'
L'un des plus grands changements que vous puissiez opérer consiste à cesser d'être le seul à résoudre les problèmes et à confier à d'autres personnes le soin de le faire. L'amélioration continue est devenue une véritable nécessité pour les entreprises désireuses d'innover et de garder une longueur d'avance sur leurs concurrents. Si vous travaillez dans le secteur manufacturier, il y a fort à parier que vous connaissez déjà le kaizen, ce terme japonais que l'on traduit souvent par 'amélioration continue' ou 'changement positif'. Ce concept est largement utilisé dans le monde des entreprises, mais trop souvent, le kaizen n'est perçu que comme un ensemble d'outils ou un événement 'kaizen' ponctuel. Il est donc possible que vous ne saisissiez pas la signification profonde du kaizen – et le potentiel d'accélération de son impact lorsqu'il est parfaitement intégré dans la pratique quotidienne.
Le kaizen ne se limite pas à l'amélioration des processus, à l'utilisation d'outils ou à l'organisation d'un événement d'amélioration ponctuel. Le kaizen est quelque chose que l'on vit et que l'on met en pratique au quotidien. C'est un état d'esprit et un mode de vie qu'il faut adopter, en commençant – vous l'aurez sûrement compris – par soi-même.
Que signifie kaizen au juste ?
Si vous n'êtes pas né au Japon, il est difficile de comprendre la véritable philosophie et l'état d'esprit qui sous-tendent le kaizen, et ce même si vous avez suivi plusieurs cours et formations intensives. L'explication la plus simple consiste à se référer à la production allégée et au principe de fabrication élaboré à l'origine par Toyota. D'un point de vue purement linguistique, le terme 'kaizen' se compose des mots japonais 'kai' et 'zen', l'un signifiant 'changement' et l'autre 'meilleur'.
Le symbole 'kai' se compose de deux sous-symboles représentant les concepts de 'soi' et de 'fouet'. Accolés ('soi-fouet'), ces derniers évoquent la discipline, le fait de commencer par soi-même ainsi que la volonté de se remettre en question dans une optique de dépassement de soi.
Le symbole (kanji) utilisé pour 'zen' (que l'on peut traduire par 'bon' ou 'bien') se compose quant à lui de deux sous-symboles représentant les concepts de 'mouton' et 'autel' qui, une fois accolés, évoquent le 'sacrifice'.
En voyant les choses sous cet angle, on commence à découvrir la véritable essence du kaizen et son véritable pouvoir. Il s'agirait donc de l'autodiscipline nécessaire pour faire des sacrifices pour la bonne cause – un but que l'on peut atteindre en abandonnant et en changeant les mentalités et les comportements qui ne servent plus vos propres intérêts ou ceux de votre équipe. Il convient pour cela de prendre l'habitude de considérer chaque situation comme une opportunité d'amélioration – pour vous-même, vos équipes et les processus qui vous entourent – afin d'obtenir de meilleurs résultats pour le bien commun.
Lorsque j'essaie d'expliquer à mes collègues le sens profond du kaizen, je ne peux m'empêcher de penser au titre 'Whip It', extrait d'un vieux disque du groupe Devo. 'Whipping it', c'est avoir l'autodiscipline qui permet de s'améliorer. Pour être plus précis, c'est avoir la discipline d'oublier tout ce que vous avez appris sur ce qu'est le leadership et de créer de nouvelles habitudes mieux adaptées à la création d'une culture d'entreprise axée sur la résolution des problèmes.
Intégration du kaizen dans votre entreprise
Prenons l'exemple tout simple d'un poste de travail mobile de Flexpipe, qui illustre parfaitement les avantages de l'application des principes du kaizen. Voilà comment on peut rendre mobile un établi soudé + panneau de rangement de type shadow board, sans perte de temps, et en tenant compte de l'évolution du site d'assemblage. Cet exemple provient d'une entreprise d'emballage en carton ondulé qui a, par le passé, perdu beaucoup de temps à cause du mauvais rangement des outils, des consommables et des pièces de rechange.
En appliquant la méthode des 5S, l'entreprise a pu créer un espace de travail mobile où chaque outil, consommable et pièce de rechange a sa place. La solution très simple consistant à inclure des roulettes dans la conception de ce poste de travail a permis d'éliminer toutes les pertes de temps et de main-d'œuvre qui étaient autrefois nécessaires pour déplacer l'établi. Là où, dans le passé, deux personnes étaient nécessaires pour accomplir cette tâche, une seule personne peut désormais s'en charger, et ce sans aucun effort.
En tant que dirigeant ou responsable de l'excellence opérationnelle, l'un des plus grands changements que vous puissiez opérer consiste à cesser d'être le seul à résoudre les problèmes et à confier à d'autres personnes le soin de le faire.
Dans le texte de 'Whip It', on peut lire ceci : 'Lorsqu'un problème survient, il faut le fouetter avant qu'il ne soit trop tard'. Lorsqu'un problème survient dans votre entreprise, est-ce que vous le 'fouettez' ou est-ce que vous finissez par 'fouetter' les personnes impliquées ? Une culture d'amélioration continue se concentre sur la résolution du problème, et non sur la culpabilisation des individus. C'est là un autre exemple qui illustre bien tout l'intérêt du kaizen : c'est le problème qui est fouetté, pas la personne ! C'est la base de la sécurité psychologique.
Ce qui est important, dans le kaizen, c'est que ce n'est pas vous, en tant que dirigeant, qui êtes personnellement chargé de 'fouetter' – c'est-à-dire de résoudre – tous les problèmes qui surviennent au sein de votre entreprise. L'art de diriger sans contrainte implique que vous en fassiez moins et que vous créiez des opportunités pour que les autres membres de votre équipe acquièrent la capacité et la confiance nécessaires pour résoudre certains problèmes. Et ce changement exige de l'autodiscipline.
Si tout le monde adopte un état d'esprit kaizen, il devient possible de créer une ligne d'apprentissage continu au sein de votre entreprise, permettant aux membres de l'équipe de se sentir capables d'identifier les possibilités d'amélioration, de collaborer à la recherche de solutions et d'apporter des changements destinés à faire progresser l'entreprise. Et vous pourrez ainsi vous concentrer sur d'autres problèmes organisationnels plus généraux devant être résolus.
En donnant à votre équipe les moyens de résoudre les problèmes, vous favorisez le développement d'une culture de collaboration et d'appropriation – et c'est là que s'opère la véritable transformation induite par l'amélioration continue.
Comment adopter les principes du kaizen de manière consciente et quotidienne ?
Un événement kaizen se suit avec votre équipe et un tableau d'affichage public qui répertorie le défi, la solution, les causes et l'amélioration. Tout le monde peut ainsi voir l'évolution quotidienne de la situation, ainsi que les points problématiques et les améliorations pouvant être apportées. Considérez cela comme un programme personnel visant à perdre du poids, dans le cadre duquel vous définissez les solutions les plus simples et les plus complexes pouvant être mises en œuvre pour contrôler votre poids, ainsi que les différentes étapes de mise en œuvre des efforts d'amélioration. Vous commencerez bien entendu par l'étape la plus évidente, c'est-à-dire celle qui consiste à monter sur la balance et à boire plus d'eau :-).
Voici quelques étapes pratiques qui vous permettront d'intégrer au mieux le kaizen dans votre vie personnelle ainsi que dans la culture de votre entreprise :
Faites du kaizen une pratique quotidienne : le kaizen n'est pas un événement ponctuel ; il doit faire partie de votre routine quotidienne. Les petites améliorations quotidiennes ont un impact significatif. Une réflexion et une action constantes sont la clé d'une véritable culture de l'amélioration continue.
Lorsque vous comprenez la véritable signification du kaizen et que vous intégrez ce principe à vos pratiques et à la culture de votre entreprise, celui-ci devient un puissant levier de réussite à long terme. Apportez donc des changements positifs sans plus attendre, en commençant par vous-même.
