Auteur: Karl D’haveloose
De echte betekenis van Kaizen luidt: ‘Laat de anderen beter dan jezelf, gericht en continu, problemen oplossen die tot constante verbetering leiden’.
Een van de krachtigste verschuivingen die je kunt maken, is om niet langer de enige probleemoplosser te zijn, maar om anderen in staat te stellen problemen op te lossen. Continu verbeteren is een must geworden voor bedrijven om te innoveren en de concurrentie voor te blijven. Als je in de productie werkt, ken je waarschijnlijk kaizen, het Japanse woord dat vaak wordt vertaald als ‘continue verbetering’ of ‘verandering voor een goede zaak’. Het wordt veel gebruikt in de bedrijfsvoering, maar al te vaak wordt kaizen alleen gezien als een set hulpmiddelen of een eenmalig ‘kaizen’-event. Je realiseert je misschien niet de diepere betekenis van kaizen en het potentieel voor het versnellen van de impact wanneer het volledig wordt geïntegreerd in de dagelijkse praktijk.
Kaizen gaat niet alleen over het verbeteren van processen, het toepassen van tools of het houden van een eenmalig verbeteringsevenement. Kaizen is iets wat je elke dag beleeft en beoefent. Het is een mentaliteit en een manier van leven, te beginnen bij… jawel jezelf.
Wat betekent Kaizen echt?
Als je niet in Japan geboren bent, is het moeilijk om de echte kernfilosofie en denkwijze van Kaizen te begrijpen, ook na ettelijke cursussen en bootcamps. De meest simplistische uitleg is refereren naar lean manufacturing en het oorspronkelijke Toyota-productieprincipe. Puur linguistisch bestaat Kaizen uit ‘Kai’ en ‘Zen’. De eerste term staat voor ‘verandering’, de andere voor ‘goed’.
Het symbool ‘Kai’ bestaat uit twee subsymbolen die ‘zelf’ en ‘zweep’ voorstellen. ‘Zelf-zweep’ suggereert discipline; beginnen bij jezelf en de bereidheid om naar binnen te kijken om persoonlijke verbeteringen aan te brengen.
De kanji (symbolen) die 'zen' voorstellen - direct vertaald als 'goed' - vertegenwoordigen twee subsymbolen die 'schaap' en 'altaar' voorstellen, of samengevoegd 'offer' betekenen.
Als je het op deze manier begrijpt, begint de ware essentie van kaizen zijn ware kracht te onthullen. Het is de zelfdiscipline om offers te brengen voor het goede door denkwijzen en gedragingen los te laten en te veranderen, die jou of je team niet langer dienen. Het gaat om het creëren van de gewoonte om elke situatie te zien als een kans voor verbetering – voor jezelf, je teams en de processen om je heen – om betere resultaten te creëren voor het algemeen belang.
De diepere betekenis van Kaizen doet me denken aan ‘Whip it’, een oude schijf van de band Devo. ‘Whipping it’ is de zelfdiscipline om jezelf te verbeteren. Concreet betekent dit dat je de discipline moet hebben om alles te vergeten wat je hebt geleerd over wat leiderschap inhoudt. Bovendien is het noodzakelijk nieuwe gewoontes te creëren, die beter zijn afgestemd op de ontwikkeling van een probleemoplossende organisatiecultuur.
Kaizen inbedden in je organisatie
Even een simpel voorbeeld van Kaizen-principes bij een mobiel werkstation van Flexpipe. Hoe kan je een gelaste werkbank + permanent schaduwbord verplaatsbaar maken zonder veel tijdsverlies en in functie van waar de assemblageplaats wijzigt? Dit voorbeeld komt van een golfkartonverpakkingsbedrijf, dat veel tijd verloor door verkeerd geplaatst(e) gereedschap, verbruiksartikelen en reserveonderdelen.
Door de 5S-principes toe te passen was het bedrijf in staat om een mobiele werkruimte te creëren waar elk gereedschap, verbruiksartikel en reserveonderdeel een juiste plaats had. de eenvoudige oplossing om wielen in het ontwerp van dit werkstation op te nemen, elimineerde alle verspilde tijd en arbeid die nodig waren om de werkbank te verplaatsen. Waar voorheen twee mensen nodig waren, is dat nu nog maar één persoon en dat zonder enige moeite.
Als leider of beoefenaar van operationele uitmuntendheid is een van de krachtigste verschuivingen die je kunt maken dat je niet langer de enige probleemoplosser bent, maar dat je anderen in staat stelt om problemen op te lossen.
In de song ‘Whip It’ zegt de tekst: ‘Wanneer zich een probleem voordoet, moet je het opkloppen tot het groot genoeg is’. Wanneer er zich een uitdaging voordoet in je organisatie, ‘zweep’ dan het probleem op of ‘zweep’ je uiteindelijk de betrokken mensen op? Een cultuur van voortdurende verbetering richt zich op het oplossen van het probleem, niet op het beschuldigen van individuen. Dit is nog een voorbeeld van de kracht van kaizen: geef het probleem de zweep, niet de persoon. Dit is de basis van psychologische veiligheid.
Belangrijk bij Kaizen is dat het er niet om gaat dat jij als leider persoonlijk alle problemen die in je organisatie opduiken de zweep geeft (dat je dus zelf alle problemen oplost). De kunst van onbelast leiderschap houdt in dat je minder doet. In de plaats daarvan creëer je kansen voor anderen in je team om het vermogen en het vertrouwen te ontwikkelen om probleemoplossend te werken. En deze verschuiving vereist zelfdiscipline.
Als iedereen een Kaizen-mentaliteit aanneemt, ontwikkel je een continue leerlijn in je organisatie, waarbij teamleden zich gesterkt voelen om verbetermogelijkheden te identificeren, samen te werken aan oplossingen en veranderingen door te voeren die de organisatie vooruithelpen. Bovendien biedt het je de ruimte om je te richten op andere, bredere organisatieproblemen die aangepakt moeten worden.
Door je team in staat te stellen om problemen op te lossen, bevorder je een cultuur van samenwerking en eigenaarschap. Dat is waar echte, continue verbeteringstransformatie plaatsvindt.
Hoe kun je beginnen met dagelijks bewust Kaizen?
Een Kaizen-event volg je met je team op met een publiek prikbord waar de uitdaging, de oplossing, de oorzaken en de verbetering op staan vermeld. Iedereen ziet elke dag wat de status is en waar de pijnpunten/verbeteringen zitten. Zie het als een persoonlijk afslankingsprogramma, waar je de eenvoudige en de meer geavanceerde oplossingen voor je gewichtscontrole in kaart brengt, net als de stadia van de inspanninge. Je start met het meest voor de hand liggende, namelijk op de weegschaal gaan staan en meer water drinken :-).
Hier zijn praktische stappen om kaizen echt te integreren in zowel je persoonlijk leven als je organisatiecultuur:
Maak van Kaizen een dagelijkse praktijk. Kaizen is geen eenmalige gebeurtenis, het moet deel uitmaken van de dagelijkse routine. Kleine dagelijkse verbeteringen hebben een grote impact. Constante reflectie en actie zijn de sleutel tot een cultuur van voortdurende verbetering.
Wanneer je de echte betekenis van Kaizen omarmt en integreert in je werkwijzen en de cultuur van je organisatie, wordt het een krachtige tool voor succes op lange termijn. Begin bij jezelf om vandaag veranderingen door te voeren.
